Privacyverklaring

Pro-fact | Training en Coaching

Versie augustus 2026

1. Wie zijn wij?

Pro-fact | Training en Coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Eigenaar: Evelien Vroomen

Vestigings-/postadres: Smetanastraat 4, 4102 BB Culemborg

KvK-nummer: 99195542

E-mail: info@pro-fact.nl

Website: pro-fact.nl

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Pro-fact verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, contact met ons opneemt of gegevens zelf aan ons verstrekt. Afhankelijk van de dienst kan het onder meer gaan om:

voor- en achternaam, geboortedatum en contactgegevens;
adresgegevens en gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling;
lengte, gewicht, lichaamsmetingen en andere voortgangsgegevens;
trainingsgegevens, trainingshistorie en gegevens over fysieke doelen;
voedingsgegevens, voedingsdoelen en informatie die je zelf over je leefstijl deelt;
progressiefoto’s en ander beeldmateriaal wanneer je dit aanlevert;
inhoud van intake-, evaluatie- en check-informulieren en relevante communicatie;
gegevens van een noodcontact, wanneer je die zelf verstrekt.

3. Bijzondere persoonsgegevens: gezondheid

Voor verantwoorde en passende training en coaching kan Pro-fact gezondheidsgegevens verwerken, bijvoorbeeld informatie over blessures, lichamelijke beperkingen, medicatie of andere gezondheidsomstandigheden die relevant zijn voor veilig trainen.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Pro-fact verwerkt deze gegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is en nadat daarvoor uitdrukkelijke toestemming is verkregen. Je kunt die toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Pro-fact stelt geen medische diagnoses. Wanneer medische beoordeling nodig is, kan worden geadviseerd contact op te nemen met een arts of andere bevoegde zorgverlener.

4. Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor concrete doeleinden en op een passende AVG-grondslag.

Uitvoering van de overeenkomst

het uitvoeren en personaliseren van personal training, online coaching en transformatietrajecten;
het opstellen, bijhouden en evalueren van trainings- en voedingsdoelen;
het plannen en afstemmen van afspraken en het communiceren over voortgang en praktische zaken;
het beheren van de klantrelatie en de bijbehorende digitale coachingsomgeving.

Wettelijke verplichting

Voor zover gegevens nodig zijn voor bijvoorbeeld onze financiële en fiscale administratie, verwerken wij deze om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Toestemming

Wanneer toestemming de grondslag is, bijvoorbeeld bij bepaalde gezondheidsgegevens of publicatie van foto’s of video’s, vragen wij die toestemming afzonderlijk en duidelijk. Toestemming kan worden ingetrokken.

Gerechtvaardigd belang

Waar passend kunnen wij gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld voor beveiliging, het voorkomen van misbruik of het kunnen vaststellen en verdedigen van rechtsvorderingen. Daarbij wegen wij jouw privacybelang mee.

5. Foto’s, video’s en social media

Progressiefoto’s die nodig zijn om jouw eigen voortgang te volgen, worden uitsluitend gebruikt binnen de afgesproken coachingdoeleinden.

Voor publicatie van herkenbare foto’s of video’s op social media, de website of ander promotiemateriaal vraagt Pro-fact afzonderlijke toestemming. Het aangaan van een traject is niet afhankelijk van toestemming voor promotioneel gebruik. Je kunt toestemming voor toekomstig gebruik intrekken.

6. Digitale systemen en externe dienstverleners

Pro-fact gebruikt digitale systemen en externe dienstverleners om de dienstverlening mogelijk te maken. Afhankelijk van de gebruikte dienst kan dit onder meer gaan om:

trainings- en coachingssoftware;
online formulieren, cloudopslag en documentomgevingen;
e-mail- en communicatiediensten;
betaaldiensten en boekhoud-/administratiesoftware;
websitehosting en technisch beheer.

Deze partijen ontvangen alleen gegevens voor zover dat nodig is voor hun taak. Waar een partij persoonsgegevens namens Pro-fact verwerkt, worden passende afspraken over gegevensbescherming gemaakt. Pro-fact verkoopt persoonsgegevens niet.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, wordt gebruikgemaakt van een wettelijk toegestane doorgiftegrond en passende waarborgen wanneer die vereist zijn.

7. Bewaartermijnen

Pro-fact bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Er geldt daarom niet één bewaartermijn voor alle gegevens.

Klant-, coaching-, trainings-, voedings- en voortgangsgegevens: gedurende de samenwerking en in beginsel niet langer dan 2 jaar daarna, tenzij een kortere termijn passend is of langer bewaren noodzakelijk is voor een rechtsvordering.
Gezondheidsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor veilige en passende begeleiding en in beginsel niet langer dan 2 jaar na het einde van de samenwerking, tenzij eerder verwijderen passend is of een wettelijke reden anders vereist.
Foto’s en video’s op basis van toestemming: tot de toestemming wordt ingetrokken of het gebruiksdoel vervalt, voor zover verwijdering redelijkerwijs mogelijk is.
Financiële en fiscale administratie: 7 jaar voor gegevens die onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, op basis van jouw toestemming of wanneer een andere geldige grondslag bestaat. Ontvangers kunnen bijvoorbeeld de categorieën dienstverleners zijn die in artikel 6 zijn genoemd.

Wij delen gezondheidsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze rechtmatig zijn verzameld, tenzij jij daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven of delen wettelijk verplicht of toegestaan is.

9. Cookies en website

Pro-fact gebruikt functionele en technisch noodzakelijke cookies wanneer die nodig zijn voor het correct functioneren van de website of digitale formulieren. Tracking- of marketingcookies worden niet zonder voorafgaande toestemming geplaatst wanneer de wet die toestemming vereist.

Wanneer het gebruik van cookies of vergelijkbare technieken wijzigt, wordt de informatie hierover aangepast.

10. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover de AVG dat in jouw situatie bepaalt, het recht om:

informatie te krijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens;
jouw persoonsgegevens in te zien;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
jouw gegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Een verzoek kun je indienen via info@pro-fact.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn, kan de AVG toestaan dat deze termijn wordt verlengd. Wij informeren je dan binnen de eerste maand.

Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij vragen om voldoende informatie om jouw identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Beveiliging

Pro-fact neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij wordt onder meer gebruikgemaakt van beveiligde systemen, toegangsbeperking en wachtwoordbeveiligde accounts.

Denk je dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of vermoed je een datalek? Neem dan contact op via info@pro-fact.nl.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Pro-fact kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving wijzigen. De meest actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de gebruikelijke digitale omgeving of website van Pro-fact. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten wanneer dat passend of vereist is.

Versie: augustus 2026 | Laatst bijgewerkt: augustus 2026